How to Limit Your WIP in Kanban

One of the most asked questions during Kanban training is: how to limit WIP? But before we talk about it, what is WIP anyway?

WIP is the acronym for: work in progress. Which is a flow metric that shows how many items that have started but not finished. When we talk about limiting WIP, we are talking about setting a maximum amount for these items.

Limiting the WIP allows us to create the pull system, as the system’s capacity is determined by the availability of a pull step and perform the next work item.

Limiting WIP is important to improve workflow visibility, increase focus on work initiated, and enable better workflow management.

WIP can be limited in a few different ways such as: by individual columns, by column groups, by work item type, by person, swim lane, and even the entire workflow. It all depends on your context and what suits you best.

Column Limitation
Whole Workflow Limitation
Swimlane Limitation

Here comes the question, how to determine the WIP limit number?

There is no formula to do it, there is no right or wrong. You just have to start somehow. You can adjust values ​​and format and experiment and adapt until you find the ideal point that works for you. Here are some tips to get started:

  • Understand the context;
  • Engage members of the kanban system;
  • Consider the amount of current work items;
  • Make the boundaries visible;
  • Establish clear policies on work items behaviors;
  • Use metrics;
  • Try it.

Português

Uma das perguntas mais feitas durante o treinamento de Kanban é: como limitar o WIP? Mas antes de falar sobre isso, afinal, o que é WIP?

WIP é a sigla para: trabalho em progresso. Que é uma métrica de fluxo que mostra quantos itens foram iniciados e ainda não foram finalizados. Quando falamos de limitar o WIP, estamos falando de determinar uma quantidade máxima para esses itens.

Limitar o WIP nos permite criar o sistema puxado, à medida que a capacidade do sistema é determinada pela disponibilidade de uma etapa para puxar e executar o trabalho seguinte.

Limitar o WIP é importante para melhorar a visibilidade do fluxo de trabalho, aumentar o foco no trabalho iniciado e permitir uma melhor gestão do fluxo de trabalho.

O WIP pode ser limitado de algumas formas diferentes, como: por colunas individuais, por grupos de colunas, por tipo de item, por pessoa,  swinlane e até mesmo todo o fluxo. Tudo depende do seu contexto e do que melhor se adapta a ele.

Column Limitation
Whole Workflow Limitation
Swimlane Limitation

Aí vem a pergunta: como determinar o número?

Não existe uma fórmula para fazê-lo, é preciso iniciar de alguma forma, mesmo que com valores e formato a ser ajustado para experimentar e adaptar até encontrar o ponto ideal, mas deixo aqui algumas dicas:

  • Entenda o contexto;
  • Envolva os membros do sistema kanban;
  • Considere a quantidade de atual;
  • Deixe os limites visíveis;
  • Estabeleça políticas claras sobre os comportamentos dos itens;
  • Utilize métricas;
  • Experimente.

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