Revoluciona tu flujo de trabajo: el impacto de las políticas en un sistema Kanban

Un sistema Kanban tiene como objetivo optimizar el valor optimizando el flujo al encontrar el equilibrio adecuado entre eficacia, eficiencia y previsibilidad en la forma en que se realiza el trabajo. Las políticas juegan un papel fundamental en el éxito de un sistema Kanban. Los miembros del equipo pueden comprender sus roles y responsabilidades con políticas claras. Las políticas en un sistema Kanban definen reglas, pautas y procedimientos para manejar elementos de trabajo y ayudan a establecer la coherencia y la previsibilidad en el flujo de valor. Proporcionan la estructura necesaria para garantizar que el trabajo se realice en el momento adecuado, por las personas adecuadas y de la manera correcta. En este artículo, exploraremos la importancia de las políticas en un sistema Kanban y cómo pueden ayudar a optimizar el flujo de trabajo, mejorar la comunicación del equipo y brindar valor a los clientes.

Una política explícita define supuestos específicos para cuando los elementos de trabajo se inician o se mueven en un sistema Kanban. Se recomienda que los equipos creen tantas políticas explícitas como sea necesario para respaldar un flujo eficiente. Todas las políticas explícitas relevantes deben mostrarse en el tablero Kanban o deben estar fácilmente accesibles para los miembros del equipo. Es necesario un conjunto mínimo de políticas explícitas para optimizar el flujo y respaldar la Ley de Little para el descubrimiento y la entrega. Sin embargo, los miembros del equipo pueden verse obligados a infringir las Políticas explícitas por excepción.

Aquí hay algunas razones por las que usar políticas Kanban es una opción inteligente:

• Mejore la gestión del flujo de trabajo: las políticas de Kanban ayudan a los equipos a visualizar y gestionar sus límites de trabajo en curso (WIP). También permiten que los equipos prioricen el trabajo y eviten cuellos de botella.
  
• Mejore la comunicación y la colaboración: las políticas de Kanban proporcionan un lenguaje común y una comprensión de la gestión del trabajo. Facilita que los miembros del equipo se comuniquen y colaboren de manera efectiva en torno a su definición de flujo de trabajo (DoW).
  
• Aumente la eficiencia: las políticas de Kanban ayudan a los equipos a identificar ineficiencias en su proceso y realizar mejoras. Al limitar el WIP y concentrarse en completar el trabajo antes de comenzar nuevas tareas, los equipos pueden trabajar de manera más eficiente.
  
• Aseguramiento de la calidad: las políticas de Kanban ayudan a los equipos a garantizar que el trabajo se complete según sus definiciones previas establecidas. Al establecer políticas en torno a la garantía de calidad, los equipos pueden detectar y solucionar problemas antes de que afecten a los clientes.
  
• Mejora continua: las políticas de Kanban alientan a los equipos a evaluar sus procesos y mejorar continuamente. Al revisar periódicamente sus políticas y realizar ajustes, los equipos pueden optimizar su flujo de trabajo y ofrecer mejores resultados.

¿Donde empezar?

No recomiendo usar una receta específica. Sin embargo, esta serie de pasos a continuación han funcionado muy bien en mi experiencia:

• Paso 1 - Involucrar al equipo: las políticas de Kanban deben desarrollarse en colaboración con el equipo para garantizar que todos estén de acuerdo y entiendan la lógica detrás de las políticas.
  
• Paso 2 - identifique el propósito de la política: comience identificando el problema que está tratando de resolver o el objetivo que está tratando de lograr con la política. Esto le ayudará a definir el alcance y los objetivos de la política.
  
• Paso 3 - identifique los parámetros de la política: defina las reglas y pautas que rigen cómo se gestiona el trabajo dentro del sistema Kanban. Esto puede incluir el establecimiento de límites WIP, la definición de los criterios para la aceptación del trabajo o la descripción del proceso de control de calidad.
  
• Paso 4 - establezca activadores y acciones de políticas: establezca activadores que señalen cuándo se activa una política y las acciones que se deben tomar para resolver el problema. Por ejemplo, suponga que se excede un límite WIP. La política puede requerir que los miembros del equipo dejen de comenzar un nuevo trabajo hasta que se elimine el trabajo pendiente o declarar una excepción temporal al límite definido.
  
• Paso 5 - documente y comunique las políticas: escríbalas de manera clara y concisa y compártalas con el equipo. Asegúrese de que todos entiendan las políticas y cómo se aplicarán.
  
• Paso 6 - revise y ajuste las políticas con regularidad: las políticas de Kanban deben revisarse con regularidad para garantizar que sigan siendo relevantes y prácticas. Realice los ajustes necesarios en función de los comentarios del equipo, el cliente o los cambios en el entorno.

Estos son algunos ejemplos de cómo escribir una política para diferentes partes de un sistema Kanban:

Límites WIP:

• Declaración de política: "Limitaremos la cantidad de elementos de trabajo en curso a cinco por persona para mejorar el flujo y reducir el tiempo de entrega".
  
• Disparador: Cuando los miembros del equipo exceden su límite WIP, deben dejar de comenzar nuevos elementos de trabajo hasta que hayan completado algún trabajo en curso.
  
• Comportamiento: El equipo debe trabajar en conjunto para identificar y resolver el cuello de botella que causa que se exceda el límite WIP, como volver a priorizar el trabajo, rebanar o enjambre.
  
• Precaución: Establecer límites de trabajo en progreso (WIP) demasiado altos puede resultar en que el Desencadenador nunca se ejecute. Esto retrasará y posiblemente evitará mejoras en el sistema.

Sistema Pull:

• Declaración de política: "Usaremos un sistema de extracción en el que el trabajo se introduce en el sistema solo cuando existe la capacidad para trabajar en él, en lugar de introducir el trabajo en el sistema en función de la disponibilidad".
  
• Disparador:Cuando a un miembro del equipo se le asigna un nuevo elemento de trabajo, debe verificar su límite WIP para asegurarse de que pueda comenzar a trabajar en él.
  
• Comportamiento: Si el miembro del equipo tiene la capacidad, debe incluir el elemento de trabajo en su flujo de trabajo. Si no lo tienen, deben trabajar con el equipo para priorizar el trabajo e identificar cuándo pueden comenzar el nuevo elemento de trabajo.
  
• Precaución: Los miembros del sistema Kanban necesitan comunicarse de manera más efectiva o ser conscientes de la capacidad de los demás; esto puede llevar a retrasos en la finalización del trabajo o incluso a cuellos de botella en el flujo de trabajo. Además, si no hay un proceso transparente de priorización en su lugar, puede resultar difícil para los miembros del equipo determinar qué elementos de trabajo incorporar a su flujo de trabajo y cuáles diferir.

Manejo visual:

• Declaración de política:"Usaremos señales visuales como tarjetas o notas adhesivas para comunicar el estado de los elementos de trabajo, de modo que los miembros del equipo puedan comprender rápida y fácilmente el estado del trabajo".
  
• Disparador: Cuando un miembro del equipo actualiza el estado de un elemento de trabajo, debe mover la señal visual asociada con el elemento de trabajo a la columna correspondiente en el tablero Kanban.
  
• Comportamiento: El equipo debe revisar periódicamente el estado de los elementos de trabajo en el tablero Kanban para identificar cualquier problema o demora y tomar las medidas correctivas necesarias.
  
• Precaución: El sistema de gestión visual solo puede reflejar con precisión el estado real de los elementos de trabajo si los miembros del equipo actualizan diligentemente las señales visuales. Es crucial establecer pautas claras y expectativas para actualizar el estado de los elementos de trabajo en el tablero Kanban y proporcionar capacitación y apoyo según sea necesario para garantizar que los miembros del equipo utilicen el sistema de manera efectiva. Las revisiones regulares del sistema de gestión visual también pueden ayudar a identificar áreas de mejora y garantizar que el sistema refleje con precisión el estado del trabajo.

Tipos de elementos de trabajo:

• Declaración de política:"Definiremos tres tipos de elementos de trabajo: errores, funciones y tareas. Todos los elementos de trabajo se etiquetarán con su tipo para ayudar a priorizar y administrar el trabajo de manera más efectiva".
  
• Disparador: Cuando se crea un nuevo elemento de trabajo, se le debe asignar un tipo en función de su naturaleza.
  
• Comportamiento: El equipo debe usar los tipos de elementos de trabajo para priorizar el trabajo y administrar el flujo de trabajo de manera más efectiva, como asignar recursos según el tipo de trabajo o garantizar que los errores se prioricen para su resolución inmediata.
  
• Precaución: la política puede crear silos, con los miembros del equipo trabajando solo en tipos específicos de elementos de trabajo en lugar de colaborar. Esto podría llevar a una falta de conocimiento y habilidades interfuncionales y puede resultar en un flujo de trabajo menos efectivo y eficiente. Para mitigar estos riesgos, es esencial asegurarse de que los tipos de elementos de trabajo se utilicen como punto de partida para la priorización y gestión del flujo de trabajo. El equipo también tiene en cuenta los detalles y el contexto específico de cada elemento de trabajo. Además, revisa y ajusta regularmente los tipos de elementos de trabajo para garantizar que sigan siendo apropiados y efectivos para las necesidades del equipo. Por último, es crucial fomentar la colaboración interfuncional y el intercambio de conocimientos dentro del equipo para garantizar que todos los miembros del equipo comprendan el trabajo y puedan contribuir a su finalización con éxito.

En conclusión, las políticas son esenciales para el éxito de un sistema Kanban, ya que proporcionan un marco para optimizar el flujo de trabajo y mejorar la colaboración en equipo. Las organizaciones pueden crear políticas efectivas que promuevan la eficiencia, la productividad y la satisfacción del cliente adoptando un enfoque estratégico para el desarrollo de políticas y abordando los desafíos potenciales.

Author - Ulises Gonzalez